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酒店中业务人员的岗位职责简介

酒店中业务人员的岗位职责简介

一、酒店中业务人员工作内容
业务部大致可区分为,签约客户组、餐饮业务组、海外旅行社组、市场分析调查组、行政组。当然各酒店因行政系统或酒店本身大小而在业务部人员编制上有所不同,但基本架构却也都大同小异。
1、签约客户组:
执行上级所交付的事项。
负责上级所分配的客户,并作不定期个人拜访。
收集市场情报及建立完整归档系统。
由所获得市场消息,主动联络客户以提供各种型态服务,包括客户的餐饮、会议、产品展示发表会等。
每日填写业务、拜访各户报告。
提供修正的客户数据。
执行业务工作计划内容。
发掘新客户 。
加强对客房的服务及认识。
针对客户及宴会进行业务销售。
提报LESS BUSINESS报告。
不定期分析试用客户的订户状况,创造新点子以扩大客源。
每月参与检讨会议,定期对业务工作计划进行检讨与更新。
2、餐饮业务员
负责本部门所有宴会的安排,检查各项餐饮安排事宜。
配合签约业务员所提供市场的动态及客户消息,扩大推广宴会厅及餐饮部各餐厅。依所需的场地(可分馆内、外) ,人数及宴会型态,尽策划、内部沟通协调的责。
与餐饮部办公室、订席组、宴会组保持密切联系,以便宴会场地达最高便用率。
协助宴会厅及各餐厅的喜宴,会议与酒会的争取。
参加餐饮部会议,反应业务部与餐饮部门的意见交换。
主动对宴会市场营销的情报搜集与掌握,积极拓展新客源及客户。
及时处理各种突发状况及特殊要求。
每月参与检讨会议,定期对业务工作计划进行检讨与更新。
3、海外旅行社组(或国内旅行社组)
负责与世界各地旅行社联络,安排旅馆订户、机场接送、餐饮安排及报价等。
整理与储存本部门对外部旅行社所有往来信件、合约及数据。
整理与输入业务人员于海外推广所携回的数据。
国外团体业务的安排。
国外宴会业务的安排。
4、市场分析调查组
了解市场的需要与分析市场的趋向。
订定因应的措施。
拟定工作计划并于业务会议时提报。
定期阅读有关期刊。
5、行政组
支持、协调与沟通业务组及宴会组。
建立业务部文件系统。
建立客户文件系统。
建立D.M.系统。
安排所有业务推广上所需数据(包括客户、业绩、所有印刷数据)。
整理与储存本部门业内与业外所有往来信件、合约与数据。所有客源与客户文件系统化。
协助设计与修正客户数据卡内容。
协助业务组员更新客户数据,建立新客源的档案数据。
负责教育训练与人员专业培养,职责分派与人员调度。
每月参与检讨会议,定期对业务工作计划进行检讨与更新。

二、本职业在旅馆业的重要性
旅馆业业务员负责市场情报的搜集,了解市场的需要与分析市场的趋向,针对报告结果订定因应措施,并拟定年度旅馆内客房及餐饮各部门的营销计划与策略。所以业务部同仁实扮演操纵掌握旅馆营销方向的舵手,必要时亦需及时处理各种突发状况及特殊要求,使本职业在本行业中具重要地位。

三、工作环境及工作时间
依各人分配的工作任务而各有所不同,但绝大部份优秀的业务员都于馆外拜访客户,收集市场情报。所以自己对时间掌握及运用相当重要,事先做好路线、停留时间预估及预约见面的客户。当然除了在出租车及客户办公室内以外,业务部工作人员亦需和礼宾接待组密切配合接待贵宾,如在大厅接待抵达的客人或向离开的客人致意。
遇有本身负责的宴会或负责的客户 (亦包含欲开发的客户)于本旅馆举行宴会时,业务员亦应到场致意,确定宴会进行顺利,并同时结交、认识具潜力的客户。
工作时间依各酒店而有所不同,大部份酒店业务人员工作时间比照公务人员,但因配合公司所举办的各项活动,或应邀参加客户的宴会,或轮班值勤,所以经常超出正常工作时间,因而部份酒店亦给予弹性调整。